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Die E-Rechnungs-Checkliste: 8 Punkte, mit denen dein Betrieb rechtzeitig bereit ist

Stand Juni 2026 · von KI-Sprung (ki-sprung.com) · Zeitplan nach BMF-Stand — zum Abhaken.

Empfang sicherstellen (gilt SCHON SEIT 2025)

Jeder Betrieb muss E-Rechnungen empfangen können — laut BMF genügt ein E-Mail-Postfach.

To-do: Prüfe, dass dein Geschäfts-Postfach zuverlässig läuft und Anhänge (XML/PDF) nicht im Spam landen.

Deinen Stichtag kennen

Versandpflicht ab 01.01.2027 bei über 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 01.01.2028 für alle B2B-Umsätze. Kleinunternehmer (§ 19 UStG) sind laut BMF dauerhaft von der AUSSTELLUNGS-Pflicht befreit.

To-do: Vorjahresumsatz checken → deinen Stichtag im Kalender markieren. Im Zweifel Steuerberater fragen.

Verstehen: PDF ist KEINE E-Rechnung

E-Rechnung = strukturierter Datensatz nach EN 16931 (XRechnung oder ZUGFeRD ab 2.0.1). Ein normales PDF erfüllt die Pflicht nach den Übergangsfristen nicht mehr.

To-do: Merksatz fürs Team: „XML drin? E-Rechnung. Nur hübsches PDF? Keine."

Rechnungstool wählen (löst Punkt 3 automatisch)

Aktuelle Tools erzeugen beide Formate per Klick: sevdesk (Gratis-Tarif mit E-Rechnung!), Lexware Office (monatlich kündbar), WISO MeinBüro (Desktop-Option).

To-do: Unseren ehrlichen Vergleich lesen → 1 Tool testen → Testphase nutzen, bevor du dich bindest.

Eingehende E-Rechnungen lesbar machen

XRechnung ist reines XML — ohne Viewer für Menschen unlesbar.

To-do: Dein gewähltes Tool zeigt sie an; übergangsweise tun es kostenlose Viewer (z. B. der Anbieter-Viewer deines Tools).

GoBD-Archivierung klären

E-Rechnungen müssen 8 Jahre (Stand 2025ff., vorher 10) revisionssicher im Originalformat aufbewahrt werden — der E-Mail-Ordner allein genügt nicht.

To-do: Archiv-Funktion im Rechnungstool aktivieren ODER mit Steuerberater die Ablage klären.

Steuerberater-Anbindung testen

Der Übergabeweg (DATEV-Export/Portal) sollte VOR dem Stichtag einmal real durchlaufen sein.

To-do: Eine Test-Rechnung durchs System schicken: erstellen → archivieren → an Steuerberater übergeben.

Ausnahmen kennen (spart Panik)

Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, B2C-Umsätze und Fahrausweise sind von der Pflicht ausgenommen.

To-do: Prüfe, welcher Anteil deiner Rechnungen überhaupt betroffen ist — bei reinen B2C-Betrieben: entspannen.

🎁 Bonus: Der 30-Minuten-Fahrplan

Min. 1–10: sevdesk-Gratis-Konto anlegen (3 Rechnungen/Monat inkl. E-Rechnung = Pflicht für 0 € erfüllt)
Min. 11–20: Eine Test-E-Rechnung an dich selbst erstellen und öffnen
Min. 21–30: Archiv-Einstellung prüfen + Stichtag in den Kalender